Universidad Juárez Autónoma de Tabasco

Secrétariat des services administratifs

Mission
Diriger, coordonner, superviser la gestion des ressources humaines, matérielles et financières du secrétariat ainsi que la prestation des services généraux nécessaires selon les normes et procédures établies par la législation universitaire ainsi que pour le développement approprié des activités institutionnelles.

Fonctions

1.    Planifier, organiser, coordonner et superviser les services administratifs afin de satisfaire les conditions nécessaires au bon développement des activités de l’université.
2.    Organiser, coordonner, diriger et autoriser toute activité réalisée par les services qui dépendent du secrétariat en veillant a ce que celles-ci soient réalisées selon les dispositions et ordonnances établies.
3.    Organiser, diriger et superviser la prestation des services administratifs, des ressources humaines, acquisition et attribution des ressources matérielles et équipements : entretien et contrôle du mobilier ainsi que de la documentation et des archives de l’université.
4.    Collaborer avec le doyen dans l’étude et la recherche de solution aux affaires a caractère administratif de l’institution.
5.    Proposer et accorder avec le doyen des objectifs, stratégies et politiques de gestion des ressources matérielles, financières et humaines.
6.    Participer aux séances du Conseil Universitaire et toute autre assemblée à  laquelle elle pourrait être conviée.
7.    Elaborer études et projets afin de développer des systèmes et autres procédures administratives permettant l’amélioration des fonctions essentielles de l’université.
8.    Renforcer les liens entre les organismes académiques et administratifs de l’université afin de coordonner les actions à suivre quant à la création de programmes et projets.
9.    Vérifier et autoriser les demandes d’achat provenant des différents organismes de l’université selon les normes et procédures établies.
10.    Participer à la négociation, réalisation et respect des contrats assurant les coûts financiers minimum afin de ne pas porter préjudice à la stabilité économique et financière de l’université.
11.    Fournir le service de documentation et archive général universitaire ainsi que prévoir le développement de ce système pour une meilleure fonctionnalité et efficience.
12.    Maintenir des liens avec les syndicats des employés de l’administration et ceux du professorat et ainsi assurer l’accomplissement des obligations établies par la loi et les contrats collectifs de travail aussi bien que résoudre les litiges entre les travailleurs et l’université.
13.    Intégrer l’information nécessaire et qui correspond au secrétariat afin d’en assurer la diffusion.
14.    Fournir à l’unité institutionnelle de planification l’information qui pourrait lui être demandée en vue des fonctions de planification universitaire.
15.    Fournir les informations nécessaires aux organismes d’état en vue du développement des programmes de construction.
16.    Accomplir et faire accomplir les dispositions réglementaires qu’établissent les différents organismes de l’université.
17.    Présenter au doyen avec copie à l’Unité Institutionnelle de Planification un rapport annuel de programmes de développement du secrétariat afin d’intégrer le projet provisoire a son budget.
18.    Présenter au doyen, avec copie adressée a l’unité Institutionnelle de Planification, par écrit et au terme de chaque cycle scolaire, un rapport concernant les activités lui ayant été conférées.
19.    Gérer à temps plein le secrétariat des Services Administratifs.
20.    Réaliser toutes les fonctions pouvant lui être assignées par le doyen.
21.    Réaliser toute activité nécessaire pour le bien de ses fonctions et d’autres pouvant lui être conférées par les ordres juridiques de l’université